Bestellungen, Suche und Export von Teilnehmerlisten

Die Seite Bestellungen listet alle Käufe einer Veranstaltung auf. Dieser Artikel erklärt, wie Sie suchen und filtern und wie Sie Teilnehmerlisten und Quittungen als CSV, PDF oder ZIP exportieren.

Ihre Bestellungen finden

Veranstaltung öffnen. Gehen Sie zu Meine Veranstaltungen und klicken Sie auf die Veranstaltung.
Bestellungen wählen. Klicken Sie im Veranstaltungsmenü auf Bestellungen. Der Bereich steht den Rollen Eigentümer, Admin und Manager zur Verfügung – nicht aber Scanner.
Bestellung öffnen. Klicken Sie auf Anzeigen, um alle Details zu sehen. Siehe Eine Bestellung verwalten.

Die Liste zeigt Referenz, Käufer, Anzahl Tickets, Anzahl eingecheckter Tickets, Gesamtbetrag, Status und Datum. Hier erscheinen nur Bestellungen mit dem Status Bezahlt oder Erstattet – abgebrochene oder nie bezahlte Käufe zählen nicht als Bestellungen und werden nicht aufgeführt.

Suchen und filtern

Das Suchfeld durchsucht Referenz, Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer. Sie können eine Suche mit Filtern kombinieren:

Filter	Optionen
Zahlungsmethode	Alle, Kostenlos, Swish, Karte (Stripe)
Status	Alle, Bezahlt, Erstattet
Affiliate	Ein bestimmter Affiliate-Link oder Utan affiliate (ohne Affiliate)
Biljettpool (Ticket-Pool)	Ein bestimmter Ticket-Pool oder Utan pool (ohne Pool)
Pro Seite	10, 25 (Standard), 50 oder 100 Bestellungen pro Seite

Klicken Sie auf Leeren, um Suche und Filter zurückzusetzen.

Gut zu wissen

Eine Bestellung erhält den Status Erstattet, sobald irgendein Teil davon erstattet wurde. Öffnen Sie die Bestellung, um zu sehen, ob sie vollständig oder teilweise erstattet ist.

Teilnehmerlisten exportieren

Klicken Sie auf Export, um Customize export (Export anpassen) zu öffnen. Dort legen Sie genau fest, was in die Datei kommt. Exporte enthalten sowohl bezahlte als auch erstattete Bestellungen.

Einstellung	Funktion
Row mode (Zeilenmodus)	One row per ticket (eine Zeile pro Ticket) – die Bestelldaten werden in jeder Ticketzeile wiederholt; ideal für Teilnehmer- und Einlasslisten. One row per order (eine Zeile pro Bestellung) – die Ticketspalten werden mit Kommas zusammengefasst.
Group by (gruppieren nach)	No grouping (eine Liste, nach Datum sortiert) oder Ticket type (ein Abschnitt pro Tickettyp).
Include summary at the end (Zusammenfassung am Ende)	Fügt am Ende der Datei die Anzahl der Bestellungen, verkauften Tickets und eingecheckten Tickets hinzu.
Order columns (Bestellspalten)	Bestellreferenz, Bestellstatus, Käufer, E-Mail, Telefon, Anzahl Tickets, Gesamtbetrag, Zahlungsmethode, Zahlungsdatum und Ticket-Pool.
Ticket columns (Ticketspalten)	Ticket-ID, Tickettyp, Name des Teilnehmers, Geburtsdatum, Sitzplatz, Ticketstatus, eingecheckt und Check-in-Zeit.
Order form responses / Ticket form responses (Formularantworten pro Bestellung / pro Ticket)	Antworten auf Ihre Formularfelder, eine Spalte pro Frage.

Wählen Sie dann Download CSV (für Excel, Google Sheets oder andere Systeme) oder Download PDF (druckfertig, zum Beispiel als Ersatzliste am Einlass).

Tipp

Exportieren Sie vor dem Einlass ein PDF mit einer Zeile pro Ticket, gruppiert nach Tickettyp, mit Teilnehmernamen und Ticket-ID. So haben Sie eine Rückfalllösung, falls die Internetverbindung ausfällt. Siehe Check-in am Einlass.

Quittungen exportieren

Sie benötigen Quittungen für mehrere Bestellungen auf einmal – zum Beispiel für einen Verein, der sie für seine Buchhaltung braucht?

Bestellungen auswählen. Haken Sie die Bestellungen in der Liste an oder nutzen Sie Select all on page (alle auf der Seite auswählen).
Aktion wählen. Wählen Sie im Menü Quick action… (Schnellaktion) den Eintrag Export receipts (Quittungen exportieren).
Ausführen. Klicken Sie auf Run (ausführen). Sie erhalten eine ZIP-Datei mit einer PDF-Quittung pro Bestellung.

Sie können bis zu 200 Bestellungen auf einmal exportieren. Haben Sie mehr, stellen Sie Pro Seite auf 100 und wiederholen Sie den Vorgang.

Häufige Fragen

Warum finde ich die Bestellung eines Käufers nicht?

Wurde der Kauf nie bezahlt – etwa weil der Käufer die Zahlung geschlossen hat oder die 15-minütige Reservierung abgelaufen ist –, erscheint keine Bestellung in der Liste. Suchen Sie außerdem nach E-Mail-Adresse oder Telefonnummer statt nach dem Namen, da der Käufer seinen Namen eventuell anders geschrieben hat.

Sind erstattete Bestellungen im Export enthalten?

Ja. Exporte enthalten sowohl bezahlte als auch erstattete Bestellungen. Nehmen Sie die Spalten für Bestellstatus und Ticketstatus auf, um zu sehen, welche Tickets noch gültig sind.

Kann ich Antworten auf meine Formularfragen, etwa zu Allergien, exportieren?

Ja. Haken Sie die Fragen im Export unter Order form responses oder Ticket form responses an. Wählen Sie One row per ticket, wenn die Frage pro Ticket gestellt wird.

Kann ein Scanner die Bestellungen sehen?

Nein. Die Rolle Scanner sieht nur die Veranstaltungsliste und den Check-in. Für Bestellungen ist mindestens die Rolle Manager erforderlich. Siehe Team und Rollen.